Dịch vụ chuyển nhà trọn gói giá rẻ tại hà nội
Dịch vụ chuyển nhà trọn gói chuyên nghiệp tại Hà Nội

Cách đóng hồ sơ khoa học khi chuyển văn phòng

2015-11-18 03:50:00
Chuyển hồ sơ văn phòng tưởng chừng như đơn giản song nếu không thực hiện đúng cách chúng ta sẽ bị nhầm lẫn và thất lạc giấy tờ của văn phòng. Chúng tôi tin chắc rằng với những chia sẻ trên đây, bạn đọc phần nào thấy được tầm quan trọng của việc chuyển hồ sơ văn phòng và biết cách để vận chuyển chúng dễ dàng hơn, nhanh hơn và khoa học hơn.

Song song với dịch vụ chuyển nhà, dịch vụ chuyển văn phòng cũng ngày càng phát triển trên thị trường hiện nay. Bởi ngày càng có nhiều doanh nghiệp, công ty mọc lên, sự cạnh tranh không ngừng để tạo dựng tên tuổi và khẳng định chính mình giữ nền kinh tế vũ bão, để đáp ứng được nhu cầu thị trường cũng như có cơ hội phát triển tốt nhất việc di chuyển văn phòng đến một địa điểm mới “thiên thời địa lợi nhân hòa” hơn là điều dễ hiểu. Song, chuyển văn phòng được xem như một công việc phức tạp hơn, đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận cao hơn chuyển nhà thông thường. Không phải ai cũng biết cách chuyển văn phòng một cách khoa học.
Chúng tôi đề cao chất lượng công việc khi chuyển văn phòng trọn gói bởi mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp, mỗi văn phòng đều có những tài liệu mật, tài liệu quan trọng liên quan đến chuyện làm ăn, công việc riêng của mình. Chỉ cần thất thoát hay mất đi chúng cũng dễ khiến công ty phá sản hoặc thiệt hại nặng nề. Đặc biệt là khi chuyển các hồ sơ, giấy tờ quan trọng trong văn phòng sang địa điểm mới. Hãy cùng chúng tôi hìm hiểu các cách đóng hồ sơ khi chuyển văn phòng.

Sắp xếp hồ sơ gọn gàng

Hồ sơ được sắp xếp gọn gàng dễ tìm kiếm

Với bất cứ một công ty nào đã, đang hoạt động cũng sẽ lưu trữ một khối lượng hồ sơ, giấy tờ lớn trong văn phòng của mình. Các bản hợp đồng, các thông tin khách hàng, tài liệu quan trọng cần lưu…các nhân viên thường mất hàng tuần, thậm chí hàng tháng để sắp xếp chúng gọn gàng và ngăn nắp, để đảm bảo sự nhanh chóng trong quá trình tìm kiếm. Bởi tính quan trọng và cần thiết của hồ sơ nên không thể vứt chúng một cách bừa bãi và cẩu thả được. Do đó, điều bạn chắc chắn phải làm trước khi chuyển hồ sơ đi là sắp xếp chúng một cách gọn gàng nhất có thể. Hãy tổng hợp tất cả các loại giấy tờ, hồ sơ cần chuyển đi. Tất nhiên là chúng ta không thể chất đống và chồng hết chúng vào với nhau, điều này sẽ làm cho bạn nổ tung đầu óc khi tìm kiếm trong lúc sắp xếp lại hồ sơ ở văn phòng mới.
Thông thường, các loại hồ sơ đều có vai trò riêng, những hồ sơ lưu trữ lâu năm và ít quan trọng hay ít khi dùng đến bạn nên sắp xếp chúng riêng ra. Còn những hồ sơ mới, cần dùng đến và có tầm quan trọng cao bạn cũng nên xếp chúng riêng ra một bên. Tất cả các loại hồ sơ cần được phân loại rõ ràng trước khi chuyển đi, điều này sẽ giúp cho nhân viên kiểm soát được số tài liệu, hồ sơ mà mình có trong quá trình vận chuyển tránh mất mát và bỏ quên hồ sơ ở lại.

Đóng gói hồ sơ

đóng gói hồ sơ tài liệu gọn gàng

Sau khi tất cả các loai giấy tờ, hồ sơ của công ty đã được các nhân viên phân loại và sắp xếp rõ ràng. Chúng ta tiền hành việc đóng gói hồ sơ, trước khi đóng gói bạn cần chắc chắc một lần nữa về số lượng hồ sơ chuyển đi.
Đóng gói hồ sơ tưởng chừng như là một việc hết sức đơn giản, tuy nhiên thực tế không phải vậy. Chỉ cần những thùng caton cỡ to rồi nhét hồ sơ vào ư? Nếu bạn làm theo cách đó bạn sẽ thấy những hậu quả đáng tiếc xảy ra.
Hiện nay trên thị trường có một loại thùng thông minh chuyên dùng để đóng hồ sơ khi chuyển văn phòng, thùng thông mình này đã có mặt tại nhiều dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói chuyên nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Loại thùng nhựa thông mình này có nắp chuyên dụng, có thể chứa được 5000 đến 7000 tờ giấy A4, hoặc chứa được rất nhiều file hồ sơ loại lớn. Sở dĩ chúng tôi gọi đây là thùng thông minh, bởi nó có kích thước dành riêng cho các khổ giấy của hồ sơ, tránh được sự tấn công của nước. Giúp bảo vệ được tài liệu và hồ sơ ở bên trong, nếu bạn  sử dụng các thùng bìa caton bình thường để đóng hồ sơ, kích thước hồ sơ và thùng sẽ chênh lệch nhau, dẫn đến việc giữ cho các giấy tờ hồ sơ được phẳng phiu và không bị nhàu nát là rất khó. Chưa kể đến trong quá trình vận chuyển nếu đánh đổ nước vào thùng, gặp phải những hôm trời mưa thì các thùng bìa caton không thể chống thấm nước được.
Còn, nếu bạn tự mình chuyển hồ sơ tại các văn phòng mà không có các thùng thông minh chứa tài liệu, sau khi sắp xếp hồ sơ xong bạn nên dùng các túi ni long cỡ to để bọc bên ngoài các túi hồ sơ để tránh nước. Sau đó hãy chọn các thùng caton có kích thước phù hợp với hồ sơ, không quá to cũng không quá nhỏ. Sau đó dùng băng dính đóng chặt các thùng lại.
Nếu chỉ dừng lại ở đóng gọn gàng và cẩn thận các thùng hồ sơ lại thì chưa đủ, bởi nó sẽ làm cho bạn trở nên chóng mặt với các thùng giống nhau, chẳng biết thùng nào chứa hồ sơ nào cả. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên chuẩn bị sẵn bút dạ, băng dính và giấy trắng. Sau khi đóng xong một thùng tài liệu, bạn nên ghi chú cẩn thận về tên, loại hồ sơ đó vào một tờ giấy trắng và dán chúng ở mặt ngoài của thùng. Việc ghi chú cẩn thận sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng thùng hồ sơ, biết được chính xác hồ sơ nào nằm ở đâu. Khi chuyển đến văn phòng mới công việc sắp xếp hồ sơ càng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều.
Ngoài ra, một chú ý nhỏ dành cho những văn phòng lần đầu tiên chuyển đó là hãy chú ý đến các hồ sơ tài liệu quan trọng của công ty bạn. Nếu những tài liệu quan trọng đó không thể lọt vào tay người khác thì hãy tự chuyển chúng trước khi nhờ đến sự hỗ trợ của các nhân viên chuyển văn phòng trọn gói. Như vậy bạn cũng có thể kiểm soát được số hồ sơ đó, và yên tâm rằng chúng không bị lẫn với các hồ sơ khác.
Chuyển hồ sơ văn phòng tưởng chừng như đơn giản song nếu không thực hiện đúng cách chúng ta sẽ bị nhầm lẫn và thất lạc giấy tờ của văn phòng. Chúng tôi tin chắc rằng với những chia sẻ trên đây, bạn đọc phần nào thấy được tầm quan trọng của việc chuyển hồ sơ văn phòng và biết cách để vận chuyển chúng dễ dàng hơn, nhanh hơn và khoa học hơn.


Chúc các bạn thành công!

Nguồn: Chuyển nhà trọn gói Hà Thành
 



THÔNG TIN LIÊN HỆ

Số 29B, ngõ 28 Trần Thái Tông, Cầu Giấy, Hà Nội

Tầng 3, nhà N7B Hoàng Đạo Thúy - Trung Hòa - Cầu Giấy

Số 113 Phương Mai - Đống Đa - Hà Nội

Tầng 14 phòng 1404 B6A Trung Yên - Cầu Giấy - Hà Nội

Số 2 ngõ 239/3 Bùi Xương Trạch - Thanh Xuân - Hà Nội

Số 118 ngõ 85 Nguyễn Công Hoan - Ba Đình - Hà Nội

HOTLINE CHUYỂN NHÀ 24/7

Tổng đài Hà Nội 0246.328.3217

Mr.Huy: 091.304.8998

Mr.Hoang: 0988.522.698

XEM NGÀY TỐT CHUYỂN NHÀ - VĂN PHÒNG

THÔNG TIN HỮU ÍCH KHI CHUYỂN NHÀ

LIÊN KẾT WEBSITE ĐỐI TÁC


vinhomes phạm hùng | vật liệu xây dựng | Ngói màu | Ngoi mau
goto top
Call: 0913048998 Call: 0988522698